Sortir des GAFAM quand on crée sa boîte ou comment faire des compromis...

Pour 66 jours, on a décidé de ne pas prendre de licence Microsoft 365 ni de Google Workspace et d'utiliser des outils européens, dans la mesure du possible. Et ça tombe bien, car on dit en psychologie que les habitudes se créent plus facilement quand on change de contexte. On vous raconte ce que ça donne après trois mois d'utilisation quotidienne !

Pourquoi ce choix

C'est d'abord un choix idéologique et politique : nous ne sommes pas en phase les prises de positions du Président américain. On avait donc envie de faire quelque chose de concret et donc on s'est mises à chercher des alternatives européennes pour chaque brique logicielle.

Dans nos vies professionnelles précédentes, on a baigné dans Office 365, Confluence, Miro, Pipedrive ou encore Google. On savait donc exactement ce qu'on quittait.

Le parcours de sélection : trois semaines dans le brouillard

On a regardé ce qui existait, sans méthode formalisée. Notre critère principal concernait l'hébergement des données.

Premier réflexe : LaSuite, la suite numérique de l'État. Open source, "souverain", sécurisé. Sur le papier, parfait. Sauf que pour les entreprises privées, l'accès via ProConnect est limité pour le moment à Docs, Fichiers et Visio. Insuffisant pour un usage professionnel complet.

On a regardé la Suite coopérative et Liibre d'Indiehosters pour les petites structures. Hors budget pour deux personnes qui démarrent.

OnlyOffice en standalone ? Testé, pas convaincues. On ne se souvient honnêtement plus des détails. Peut-être nos réflexes acquis sur Office, peut-être l'ergonomie. On l'a écarté.

On a fini par comparer Proton et Infomaniak. C'est Infomaniak qu'on a choisi.

Tout allait bien. Et puis on a commencé à soulever les couches.

Première couche : OnlyOffice, le fantôme russe dans la machine européenne

OnlyOffice au final on l'utilise quand même : c'est un des moteurs de bureautique intégré dans Kdrive, la solution de stockage d'Infomaniak (l'autre choix d'ailleurs est Microsoft online). On retrouve OnlyOffice d'ailleurs dans quasiment toutes les suites "européennes".

En creusant la semaine dernière on a découvert qu'OnlyOffice a été créé par Ascensio System SIA, une société basée en Lettonie mais qui était à l'origine une filiale de la société russe New Communication Technologies. Du coup on a creusé un peu plus : après l'invasion de l'Ukraine, une restructuration a eu lieu en août 2023 : Ascensio System SIA est passée sous le contrôle d'une société britannique, elle-même détenue par une holding singapourienne (source : Wikipédia). Le montage Lettonie → Royaume-Uni → Singapour n'a pas convaincu tout le monde : fin 2024, le partenaire DMS Solutions a rompu ses relations commerciales avec OnlyOffice, dénonçant des liens persistants avec la Russie et un refus de condamner l'invasion de l'Ukraine (source : FOSS Force, juillet 2025).

Quand on a appris ça, ça nous a fait mal. On ne veut pas donner aux GAFAM américains, mais on n'a pas non plus envie de donner indirectement à la Russie.

Le problème : on ne connaît pas d'alternative. La quasi-totalité des suites bureautiques "européennes" en ligne reposent sur des forks ou des intégrations d'OnlyOffice. LibreOffice existe, mais en local uniquement. Collabora Online est une piste, et il doit en exister d'autres, mais on ne les a pas testées.

C'est un compromis. On le fait en connaissance de cause, en espérant qu'un jour une solution bureautique collaborative naîtra dans un pays qui respecte les droits humains.

Deuxième couche : Powerpoint, le retour du Roi

On avait dit pas de Microsoft, et pourtant... Dès qu'il faut produire une présentation un peu soignée pour un client, on ouvre Powerpoint. Pas OnlyOffice ou autre : Powerpoint.

C'est gênant à admettre parce que c'est entièrement volontaire. Personne ne nous y oblige. C'est juste que pour la mise en page, la gestion des masques, la typo, rien de ce qu'on a testé n'arrive à la cheville de l'outil Microsoft en termes de praticité. Et quand on doit livrer un document professionnel à un prospect, on pense qualité et on va au plus vite.

On utilise une licence qui traîne d'une vie antérieure... Le ver est dans le fruit ou blessed be the fruit !

C'est peut-être l'enseignement le plus inconfortable de cette migration : on peut changer de messagerie, de stockage, de visio, de CRM. Mais l'outil qu'on maîtrise le mieux, celui dans lequel vingt ans de réflexes sont inscrits, c'est celui qu'on lâche en dernier. Et parfois, on ne le lâche pas du tout. Après, on sera bien obligées de le faire, je crois que la licence s'arrête le mois prochain :D

Le quotidien sur Infomaniak : ce qui marche, ce qui frotte

On utilise Ksuite Standard depuis janvier. Deux utilisatrices. Coût : 45,50 € par an pour deux. En face, deux licences Microsoft 365 Basic auraient coûté 134,40 €. L'écart est net.

Ma journée type : j'ouvre mon navigateur, je me connecte à la suite. Double authentification (sauf que le système me demande de valider via l'appli mail sur le téléphone, alors que j'avais installé Kauth exprès pour ça). Petit agacement récurrent. J'ouvre la boîte mail dans un onglet, l'agenda dans un autre, et Kchat dans en appli pour échanger avec Delphine au fil de la journée.

Ce qui fonctionne bien. Kchat est fluide, équivalent de Slack ou Teams sans friction. Kdrive synchronise correctement les fichiers en local, sur n'importe quel OS. Kmeet (basé sur Jitsi, un logiciel libre) semble stable. L'agenda se synchronise sans problème.

Ce qui pique un peu. Pour la mise en page avancée ou l'utilisation de polices spécifiques, il faut installer la version desktop d'OnlyOffice en complément. Le travail collaboratif simultané ne fonctionne qu'en ligne car en local, le même fichier ouvert à deux crée des conflits. On a résolu ça de la manière la plus artisanale du monde : on évite de travailler en même temps sur le même document. Un point non résolu : la stratégie de rétention des messages sur Kchat, dont on n'a pas trouvé le paramétrage. @Infomaniak si tu me lis ;)

On a eu une friction en visio : un partenaire n'arrivait pas à faire fonctionner son audio sur un lien Kmeet. On a basculé sur Visio de LaSuite en deux minutes et tout a fonctionné. Avoir un plan B, ça aide.

Le reste de la pile

Notre site vitrine est hébergé chez O2switch, hébergeur français qu'on connaissait d'une vie professionnelle précédente.

D'ailleurs, un mot sur la création de sites avec l'IA. J'ai d'abord utilisé Lovable (un outil qui génère des sites à partir de prompts). Après quelques tâtonnements sur le site de 66 jours (j'ai changé plusieurs fois de direction), j'ai aussi fait des sites pour des proches (une gestionnaire de paie, une thérapeute ) : en dix prompts, le site est en ligne. Autrement, pour le blog du jour 1, c'est Claude qui a fait le travail (l'IA d'Anthropic).

Pour le CRM : Odoo, belge, hébergement annoncé en Europe. On l'utilise au quotidien pour suivre le pipe et mettre à jour les leads.

Pour la facturation : Tiime, français, imposé par notre expert-comptable. Honnêtement, c'est la Rolls-Royce de toute notre pile logicielle. Tout est fluide, intuitif, immédiat. Si tous les outils étaient à ce niveau, la migration serait une promenade.

L'IA : faites ce que je dis, pas ce que je prompte

J'utilise Claude presque tous les jours (j'ai pris la version payante à titre personnel car je voulais absolument essayer Cowork). ChatGPT en compte gratuit depuis le début, mais je ne l'utilise plus vraiment. J'utilise aussi Perplexity de temps en temps pour faire des études. Gemini pour les illustrations (d’ailleurs ça me fait penser, Delphine a une version payante de Gemini obtenue gratuitement suite à une formation). Mistral pour les questions rapides, car il est intégré à Firefox donc hyper facile. Elicit ou Scispace pour les recherches biblio et j'ai également testé Apollo et Clay pour la recherche de prospects. Bref, beaucoup d'outils pour beaucoup d'usages, et quasiment tous américains !

Je pars aussi du principe que faire de la sensibilisation sur les usages de l'IA et leurs impacts sans utiliser ces outils soi-même, ça ne serait pas très crédible. Donc je les utilise mais la dissonance est là. On prône les outils européens et souverains, et on passe une partie de nos journées sur des IA dont on ne maîtrise ni l'hébergement, ni la consommation énergétique, ni le traitement des données qu'on leur confie (et on ne regarde pas non plus ce que les CEO de ces boîtes pensent du monde...). J'aimerais au minimum pouvoir mesurer ce que mon utilisation consomme en énergie et en eau. Boavizta a commencé à travailler sur le sujet. J'attends de voir ce que ça donne.

Ce qu'on n'a pas fait

On n'a pas vérifié dans le détail où sont réellement hébergées les données de chaque outil qu'on utilise. Odoo annonce l'Europe. Infomaniak serait en Suisse. O2switch serait en France. Mais on n'a pas remonté la chaîne... Est-ce qu'un de nos services fait transiter des données par AWS sans qu'on le sache ? C'est possible. On ne le sait pas. On n'a pas non plus lu les CGU de chaque outil donc si ça se trouve nos données sont partout ^^

Ce qu'on retient après trois mois

Le plus dur à changer, c'est la suite bureautique. Quand on est nées dans Office, en sortir demande un vrai effort. Ce ne sont pas les alternatives qui sont mauvaises. Ce sont vingt ans de réflexes qui ne s'effacent pas en trois mois. Le raccourci qui ne marche plus, la mise en page qui se comporte autrement, le tableur qui n'a pas exactement les mêmes fonctions : chaque micro-friction s'accumule et donc on préfère utiliser la source du mal plutôt que d'arracher le sparadrap.

Le vrai frein, au fond, ce n'est pas la technique. C'est l'écosystème dominant autour de soi. Vos clients vous envoient des invitations Google Meet. Vos partenaires partagent des liens Sharepoint. Vos prospects attendent un fichier Excel... On est constamment rappelées à l'ordre par un monde qui tourne sur Microsoft et Google.

Et quand on croit avoir trouvé une alternative propre, on découvre des origines russes dans le moteur bureautique, et on se surprend à rouvrir Powerpoint dès qu'il faut livrer quelque chose de soigné. Sans parler de l'IA au cœur de notre quotidien.

Sortir des GAFAM, ce n'est pas trouver la solution parfaite. C'est accepter de naviguer dans un brouillard de compromis, en gardant le cap. On fait un pas, on découvre un problème, on ajuste, on continue.

Ça coûte moins cher. C'est faisable. Et on dort un peu mieux, même si on sait qu'on n'est pas encore sorties de l'auberge !

On fait un point dans six mois ? ;)